White paper: roze verzuim

Verzuim speelt in elke organisatie een rol. We kennen allemaal de voorbeelden van geregistreerd verzuim, maar heb je ook aandacht voor het niet-geregistreerde verzuim in je organisatie? In dat geval is je werknemer wel aanwezig, maar allesbehalve productief. Er is in deze situatie geen sprake van ziekteverzuim, maar wel van arbeidsverzuim. Dit noemen we roze verzuim oftewel presenteïsme. In deze whitepaper ontdek je er alles over. We gaan daarnaast ook in op de strategie om ziekteverzuim terug te dringen.

Twee categorieën roze verzuim

Roze verzuim kun je onderverdelen in twee categorieën die beide hetzelfde resultaat hebben: je werknemer presteert niet optimaal. In de eerste categorie komt hij of zij – ondanks (gezondheids)klachten – toch werken. Tot de tweede categorie horen de mensen die niet meer op de juiste plek zitten en daardoor onderpresteren.

Balans op de werkvloer

Werknemers presteren het beste wanneer er een goede balans bestaat tussen de hoeveelheid stress enerzijds en welbevinden anderzijds. Als de werknemer te veel – of juist te weinig –  stress heeft belandt deze in een negatieve spiraal. Dit heeft niet alleen invloed op de werknemer in kwestie, maar ook op de onderneming waar hij of zij werkzaam is. Je ziet in dit geval dat de prestaties afnemen. Resultaten die wel worden geboekt, zijn vaak van mindere kwaliteit.

Als de werknemer te veel stress ervaart, dan heeft dat niks met zijn of haar onwil of gebrek aan motivatie te maken. Als er te weinig stress is, is dat wel het geval. Zoek dan naar meer uitdagende werkzaamheden. Je kunt als werkgever positieve invloed uitoefenen op die stressbalans. Zorg bijvoorbeeld dat er een goed evenwicht is tussen stress- en ontspanmomenten. Is dat het geval? Dan zie je een toename en verbetering van productiviteit en resultaten van je mensen.

Alles over verzuim

De meeste organisaties en bedrijven hebben een verzuimbeleid. Dit houdt in dat zij regels hebben opgesteld die intreden wanneer er sprake is van verzuim. Het doel bij verzuimbeleid is ziekte bij werknemers te voorkomen of te reduceren tot een minimum. Daarbij is het ook belangrijk om aandacht te hebben voor preventie, waarbij er oog is voor een optimaal klimaat op de werkvloer.

Als een werknemer ziek is of om andere redenen niet aanwezig is op het werk, dan is er sprake van verzuim. Je kunt dit opdelen in vier verschillende soorten van verzuim, waar we hier kort op ingaan:

Wit verzuim

Als de werknemer niet op de werkvloer aanwezig is vanwege een medische reden, is dit wit verzuim. De werknemer is aantoonbaar ziek en dit kan vastgesteld zijn door een bedrijfsarts of psycholoog.

Zwart verzuim

Als de werknemer niet op de werkvloer aanwezig is, maar daar geen geldige reden voor heeft, is er sprake van zwart verzuim. Deze werknemer kan ook niet aantonen dat hij daadwerkelijk ziek is, omdat dit gewoonweg niet het geval is. Een voorbeeld van zwart verzuim is het feit dat de werknemer iets gaat ondernemen die dag of dat hij simpelweg liever uitslaapt.

Bij zwart verzuim maakt iemand dus misbraak van de regels en pleegt dus feitelijk fraude.

Grijs verzuim

Als de werknemer met aantoonbare klachten naar huis is gegaan, maar langer afwezig blijft dan medisch noodzakelijk, is er sprake van grijs verzuim.

Voorbeelden? Iemand die “de vrijdag ook nog maar thuis blijft en maandag weer komt werken”. Of “ik moet een wachtdag inleveren, dus ik blijf nog een dag langer thuis”. Maar ook: de fysieke klachten zijn wellicht weg, maar je blijft bij die vervelende collega nog even een dagje langer weg.

Schenk hier zeker aandacht aan, want jij als werkgever betaalt deze onterechte ziektetijd wel door!

Roze verzuim

Als de werknemer wel op de werkvloer aanwezig is, maar de prestaties gaan achteruit, is er sprake van roze verzuim. Dit kan het geval zijn als hij of zij ondanks (gezondheids)klachten toch komt werken. Maar ook op het moment dat mensen niet meer op de juiste plek zitten. Je ziet roze verzuim daarom ook niet terug in je verzuimcijfers, maar WEL in je productiviteitscijfers.

De werknemer zit in het geval van roze verzuim niet goed in zijn of haar vel. Dit is meetbaar in de productiviteit en achterblijvende prestaties. De oorzaken zijn heel divers; zowel te veel als te weinig stress/uitdaging kunnen oorzaken zijn.

Bij roze verzuim gaat het vaak juist over zeer betrokken werknemers. Werknemers die steeds trouw en loyaal op de werkvloer verschijnen.

Dus, heb je een werknemer aan wie je merkt dat deze structureel niet goed in zijn vel zit, maar toch dagelijks op de werkvloer verschijnt, dan heb je te maken met roze verzuim. De cijfers liegen er niet om: in 2019 heeft 67% van de werknemers overwogen om van baan te switchen. Ook dit is een indicatie van roze verzuim!!

Roze verzuim

Waarom besluit een medeweker ondanks reële klachten toch te komen werken? De redenen hiervoor kunnen heel divers zijn. Vaak is het voor een werkgever sowieso al lastig om roze verzuim te herkennen, laat staan om te weten wat daar aan ten grondslag ligt. De werknemer doet namelijk in de meeste gevallen alsof er niets aan de hand is. Hij of zij komt normaal over, waardoor het lastig is om klachten te herkennen.

Inmiddels zijn er wel al verschillende voorbeelden die we kennen uit de praktijk. Het meest voorkomende “geval” van roze verzuim is dat werknemers bang zijn om hun baan te verliezen OF het gevoel hebben dat ze er alleen voor staan. Deze werknemers ervaren dagelijks een te hoge stress, maar kiezen er dus voor om – tegen beter weten in – toch te gaan werken. Gevolg hiervan is – naast de gedaalde productiviteit – ook een verder toenemende mate van stress. Op deze manier wordt de werknemer zowel lichamelijk als geestelijk dagelijks te veel belast. Roze verzuim is dan ook te duiden als een verminderd werkvermogen.

Focus op roze verzuim!

Wit, zwart en grijs verzuim mogen dan makkelijker detecteerbaar zijn dan roze verzuim, toch mag je als ondernemer roze verzuim niet uit het oog verliezen. Sterker nog: het is misschien we de belangrijkste van de vier besproken soorten verzuim. Niemand is namelijk gediend bij een overwerkte werknemer die, als gevolg van roze verzuim, uiteindelijk een burn-out krijgt én daarmee langere tijd afwezig is. Of een werknemer die zich niet gezien of gehoord voelt en daarom maar vertrekt.

Vroegtijdig roze verzuim signaleren is niet alleen goed voor de werknemer in kwestie, je bespaart zo ook kosten voor je onderneming. Zou iemand als gevolg van niet gezien roze verzuim vertrekken, dan ben je als ondernemer al gauw € 15.000 verder voor je deze persoon vervangen hebt (werving en selectie, inleren, …). Valt een werknemer uit met bijvoorbeeld een burn-out, dan kost dat je als snel € 70.000, los van het menselijke leed dat een burn-out bij werknemers met zich meebrengt. Een onderneming heeft er, net zoals de werknemer overigens, alle belang bij om roze verzuim tijdig te constateren.

TIP: maak roze verzuim een vast onderdeel van je gesprekscyclus.

Wanneer roze verzuim eenmaal is vastgesteld bij een werknemer, is het belangrijk dat hier zo snel mogelijk preventieve maatregelen voor genomen worden.

Verlagen van verzuim

Het verzuim – ongeacht het type – wil je natuurlijk terugdringen. In het geval van de grijze en roze variant is dat lastig, omdat de werknemers die het betreft informatie achterhouden. Toch is het belangrijk om je hier zoveel mogelijk in te verdiepen. Hierbij snijdt het mes aan twee kanten: de werkgever heeft en houdt een productieve werknemer en de werknemer zit niet gevangen in een leven vol stress en angst.

Gelukkig pakken steeds meer werkgevers deze handschoen op. Ze zien in dat het herkennen en voorkomen van verzuim ook in hun voordeel werkt. Zo richten steeds meer bedrijven flexibele werkplekken in, waar de werknemer ook een ontspannen gevoel ervaart.

Daarnaast is communicatie in de vorm van evaluatiegesprekken toegenomen. Niet alleen het functioneren van de werknemer staat centraal in zo’n gesprek, maar er wordt ook steeds vaker gekeken naar de gehele mens. Hoe voelt hij of zij zich? Zijn er op- of aanmerkingen op het werk?

Ook zijn er steeds vaker aanspreekpunten bij ondernemingen waar werknemers vertrouwelijk terecht kunnen met zaken die zij anders voor zich houden. Op deze manier komt belangrijke informatie toch bij de werkgever terecht en kan deze aanpassingen doorvoeren op de werkvloer om grijze en roze verzuim te voorkomen.

Training: Terugdringen verzuim

Wil je dat jouw leidinggevenden daadwerkelijk een eerlijk gesprek durven aangaan met de werknemers? Waarbij ze open kunnen spreken over zaken als de bedrijfscultuur? Waarbij er aandacht is voor de kernwaarden; niet alleen van het bedrijf, maar ook die van de werknemer? Kortom: een preventieve aanpak om chronische stress en burn-out te voorkomen.

Maak dan kennis met de stresspreventietrainingen van 3sense, waarbij we aandacht hebben voor: